Dertien nr 16 Blikvanger

Zelfsturende teams

Iedereen baas!

door Maarten De Gendt

V.l.n.r.: An Maeyens, Geert De Winter, Danie Staut, Agnes Sonval, Kristine Degline, Els Geerts, Filip Uyttersprot. Samen met collega's Luc Lehouck en Luc Mutsaerts, die niet mee op de foto konden, vormen ze een hecht team dat zichzelf aanstuurt.

‘Zelfsturende teams’ is een van de meest opvallende nieuwigheden die het voorbije jaar hun intrede deden in het agentschap Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed Vlaanderen (R-O Vlaanderen). Collega’s worden hun eigen baas: ze moeten zelf, als team, beslissingen nemen. En dat lukt aardig, zo stelde 13 vast bij een van de Leuvense teams. Het team Plannen en Specialisten van de Vlaams-Brabantse afdeling van het agentschap stuurt zichzelf al acht jaar aan. “Toen waren we een proefproject. Nu zijn we gewoon een heel goed draaiend team dat heel goed samenwerkt”, klinkt het. Ze kunnen zelf beslissen over praktische zaken zoals vakantie. “Er is géén baas die alle vakantieaanvragen naast elkaar moet leggen en moet beslissen welke hij goedkeurt en welke niet. We zoeken in groep naar een goede vakantieplanning die voor iedereen past”, legt teamcoach An Maeyens (38) uit. Er is ook geen baas meer die het werk verdeelt over de verschillende collega’s. Alle binnenkomende dossiers worden in een elektronische database gestopt en op een tweewekelijks teamoverleg onder mekaar verdeeld. Zo blijven er nooit dossiers liggen: als iemand het op een bepaald moment te druk heeft, kunnen de anderen invallen.

Ook de twee administratieve medewerkers Kristine Degline (33) en Agnes Sonval (54) van het team vullen elkaar aan. “Vroeger lag er altijd een berg werk op me te wachten als ik terugkwam uit vakantie. Maar nu vinden we op de eerste werkdag na een vakantie altijd een opgeruimd bureau”, klinkt het.

Nieuw inzicht

Op teamvergaderingen krijgt iedereen de kans zich inhoudelijk uit te spreken over bepaalde dossiers. Omdat de mening van de collega’s heel verhelderend kan zijn. En omdat iedereen zo op de hoogte blijft van alles, en collega’s dus gemakkelijk voor elkaar kunnen inspringen. Dossierbehandelaar Luc Lehouck (53) ziet nog meer voordelen: “Door alles in teamverband te bespreken, kom je vaak dingen te weten waar je zelf nooit aan gedacht hebt. Onlangs ging het er bijvoorbeeld over dat er een nieuw bonussysteem op stapel staat. Ons agentschap wil teambonussen invoeren in plaats van individuele functioneringstoelagen. Goed idee, denk ik dan. Maar dan maakt een collega de opmerking: zou er dan tussen teams meer concurrentie komen en minder samenwerking? Daar had ik zelf niet aan gedacht. En dat zou ik in een meer hiërarchische beslissingscultuur ook nooit te weten gekomen zijn.”

Meer samenwerken

“De teams beslissen zelf hoe ze taken verdelen, wie welke bijscholing kan gebruiken en hoeveel mensen een dossier moeten inkijken om de integriteit te waarborgen” Gilbert Kolacny administrateurgeneraal R-O VlaanderenDe invoering van zelfsturende teams bij R-O Vlaanderen past in een compleet optimalisatieproject. Administrateur-generaal Gilbert Kolacny geeft meer uitleg: “Ons agentschap kwam nogal vaak negatief in de media. Onder meer bij onze beslissingen over bouwvergunningen werd ons verweten weinig transparant te zijn. Om komaf te maken met dat negatieve imago beslisten we onze werking om te gooien. Klantgerichtheid, kennisborging, integriteit en verantwoordelijkheidszin zijn daarbij onze vier centrale waarden. De provinciale afdelingen, die allemaal op een andere manier werkten, krijgen nu elk dezelfde structuur en dezelfde processen, én hetzelfde informaticasysteem. Voor veel collega’s betekent dat een hele aanpassing, maar we willen hen tegelijk meer betrokkenheid geven door hun meer autonomie en verantwoordelijkheid te geven in zelfsturende teams. De teams beslissen zelf hoe ze taken verdelen, wie welke bijscholing kan gebruiken en hoeveel mensen een dossier moeten inkijken om de integriteit te waarborgen.”

Meer autonomie gaat echter ook gepaard met meer samenwerking tussen de verschillende teams. Niet iedereen kan zomaar zijn gang gaan. Collega’s Filip Uyttersprot (30) en Luc Mutsaerts (52) geven een voorbeeld: “Wij zijn de specialisten van het team voor alles wat met waterlopen of met mobiliteit te maken heeft. Geregeld komen we met de specialisten uit andere provincies samen om onze werking op elkaar af te stemmen. Dan leggen we bijvoorbeeld een eigen probleemdossier op tafel en zoeken we naar een eenvormige manier om zulke problemen in alle vijf de provincies te behandelen.”

Te veel teams

Kritiek op de hele hervorming is er ook wel. Bijvoorbeeld dat er van bovenaf te veel en te kleine teams zijn gecreëerd. Want officieel horen enkele teamleden thuis in twee afzonderlijke kleine teams van slechts twee personen. Dossierbehandelaar Danie Staut (58) verwoordt hoe alle collega’s daarover denken: “Die collega’s werken hoofdzakelijk rond planning, net als de rest van ons team, en daarom werken we als één team in plaats van als drie afzonderlijke teams. Maar als er bijvoorbeeld een teambonus zou komen, kunnen zij daar niet mee van genieten, hoewel ze even goed in ons team hebben meegedraaid. Dat is een aberratie.”

Maar uiteindelijk zien ze ook wel de voordelen van de hele operatie in, en vinden ze het principe van zelfsturende teams prima. “Toen we al die hervormingsplannen voor het eerst lazen, herkenden we heel veel dingen die we al jaren doen”, zo klinkt het. En al jaren met plezier, want niemand zou het team willen omruilen voor een ander.

Overal invoeren?

Tom Van Acker, consultant van het vormingscentrum Athena, heeft het hele verbeterproject begeleid. Volgens hem kunnen zelfsturende teams in de hele Vlaamse overheid ingevoerd worden. “Het management moet voldoende vertrouwen hebben in het kunnen van alle medewerkers. Je kunt de grote lijnen uittekenen waarbinnen de teams moeten werken, je kunt doelstellingen opleggen die de teams moeten halen, maar daarna moet je de verantwoordelijkheid in handen van het team leggen. Als een dossier te laat wordt ingediend, moet je als leidinggevende niet vragen wie zijn schuld dat is, maar het probleem intern door het team laten oplossen. Er moet ook veel aandacht gaan naar de collegiale sfeer: collega’s moeten goed kunnen samenwerken en mogen niet bang zijn om spontaan met elkaar te overleggen. En het managementteam moet het goede voorbeeld geven, natuurlijk! Pas als de top het groepsbelang boven het eigenbelang kan zetten, zal die erin slagen om ook alle medewerkers in zelfsturende teams te laten samenwerken.”